Il trattamento contabile e fiscale connesso all’acquisto o alla realizzazione di software e siti web aziendali è argomento di interesse corrente che è analizzato dalla Nota operativa n. 11/2015 dell’Accademia Romana di Ragioneria. La determinazione dello stesso e dei relativi oneri sostenuti, non è sempre semplice dal punto di vista operativo, richiede quindi un esame delle caratteristiche del prodotto o delle finalità dello stesso. È necessaria una iniziale distinzione tra software di base, che si sostanziano nelle procedure e nei programmi diretti al funzionamento degli elaborati (sistemi operativi: Windows, Mac Os) e software applicativi, composti da procedure e istruzioni che permettono alla macchina di eseguire determinate funzioni in grado di rispondere alle esigenze dell’utente (elaboratori di testo, database, fogli di calcolo). 

I software di base sono funzionali al corretto utilizzo dell’hardware e il relativo costo di acquisto rientra tra le “Immobilizzazioni materiali” di cui al Principio contabile OIC 16, in quanto è da considerarlo unito a quello del cespite sul quale viene installato. Dal punto di vista fiscale i criteri di determinazione delle quote di ammortamentosono disciplinate dall’art 102 T.U.I.R.

I software applicativi, considerati come immobilizzazioni, sono diversamente articolati. Pertanto, ai fini di una corretta imputabilità nel bilancio devono essere distinti in:

• software acquistato a titolo di proprietà o in licenza d’uso a tempo indeterminato: deve essere iscritto nell’attivo patrimoniale, tra i “Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno” riportandolo nella voce B.I.3. Fiscalmente, le quote di ammortamento sono quelle previste all’art. 103, co. 1, T.U.I.R., e non possono superare il 50% del costo complessivo sostenuto. L’impresa è libera nella scelta di determinare le quote di ammortamento con i criteri che ritiene più appropriati;
• software acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo determinato: deve essere iscritto in bilancio alla voce “Concessioni, licenze, marchi e diritti simili” B.I.4. Fiscalmente si applica l’art. 103, co. 1, T.U.I.R., per cui la durata dell’ammortamento deve essere rapportata al periodo in cui si estende la licenza d’uso. I costi in tale caso sono imputati al conto economico secondo il principio di competenza;
• software autoprodotto per uso interno e non giuridicamente tutelato: in questo caso i costi del softwarerealizzato all’interno del nucleo aziendale, per il quale non è stato richiesto un riconoscimento giuridico, possono essere imputati al conto economico relativo all’esercizio di effettivo sostenimento.

L’Accademia Romana di Ragioneria si sofferma anche sulla situazione dei costi sostenuti per la realizzazione e l’implementazione dei siti internet, che devono essere capitalizzati dimostrandone l’utilità futura, stimandone la recuperabilità, utilizzando in questo caso il principio della prudenza. Non esistono norme civilistiche e principi contabili nazionali che si occupino di tali argomenti, si lascia ai redattori del bilancio la possibilità di intrepretazione delle regole generali.

Si comprende come rilevi, tuttavia, la caratteristica del sito differenziando lo stesso in:

• sito vetrina i cui relativi costi sono assimilabili alle spese di pubblicità, vendendo spesati nel conto economico dell’esercizio stesso in cui sono sotenuti. Sul piano fiscale si applica l’art. 108, co. 2, T.U.I.R.;
• effettivo strumento di lavoro nell’esercizio di impresa “sito e-commerce” i cui costi di realizzazione devono essere iscritti tra i “Diritti di brevetto industriale utilizzazione delle opere di ingegno” B.I.3. Le quote di ammortamento del costo di utilizzazione sono deducibili in misura non superiore al 50% del costo stesso. Se però il sito web è diretto ad un’espansione dell’attività aziendale, le spese dovranno essere indicate tra i “Costi di impianto e di ampliamento” B.I.1.

È anche possibile l’integrazione delle categorie dei siti tradizionali con sistemi di gestione utilizzabili tramite accesso all’area riservata del portale aziendale. Ai fini di una rilevazione contabile corretta, è necessario ripartire il costo complessivo tra le due componenti. Si precisa che in caso di appalto dei lavori di realizzazione a terzi, dovrà essere rilasciata una lettera di asttestazione che certifichi la quota di costo riferibile.